Da er det fredag 13. og vi er dessverre tilbake på hjemmekontor etter at det nesten føltes som om vi var i normal drift igjen. Ledergruppen vil dermed også ha begrenset tilstedeværelse, men en av oss vil være tilgjengelig hver dag. Heldigvis fikk vi unntak av påbudt hjemmekontor for personer som er avhengig av å være på labben denne gangen. Det er forskningsgruppelederne som skal holde oversikt over aktivitetene.

Med økt digitalisering og færre møteplasser er det enda viktigere enn før å ha gode websider! Vi skal jobbe med K2 sine sider i ukene fremover, og jeg ber ALLE om å oppdatere sin personside (https://manual.uib.no/webmanual/personside/) og laste opp et bilde. Dessuten ber jeg alle forskningsgruppelederne om å ta initiativet om å forbedre websidene, ikke vent til neste K2 retreat (som forhåpentligvis kommer!)

I tillegg jobber vi med å kartlegge undervisningsgruppene. Alle vitenskapelige ansatte har fått epost fra Julie med en lenke til registrering, og saken er også med i denne utgaven av K2nytt. Alle vitenskapelige ansatte skal høre til minst en undervisningsgruppe!

Ta vare på hverandre og ha en fin helg!

Silke

Kjære K2-ere,

Jeg vet at nye systemer er det aller siste dere tenker på nå som Erna og Byrådet i Bergen kommer med nye restriksjoner, og vi går i møte en periode med hjemmekontor og digital undervisning igjen. Jeg lover derfor å holde det kort og konsist.

Universitetene i Bergen, Oslo, Tromsø og Trondheim (BOTT) samarbeider om felles innkjøp av nye systemer til økonomi, deriblant bestillinger og fakturaer, og HR / lønn. Systemene som er valgt for alle 4 universiteter heter Unit4 (Unit 4 Business World) og SAP, for henholdsvis økonomisystem og lønn. UiB får gleden av å være første universitetet ut til å prøve systemene, og vi skal gå over til disse nye systemene 01. januar 2021.

Hva betyr det for deg? Vel, økonomene våre får nye systemer å arbeide i, og har allerede gjennomført en imponerende ryddejobb for å avslutte gamle prosjekter i eksisterende system. Unit4 blir også nytt system for bestilling og faktura, så det vil si at flere av våre tekniske ansatte og andre bestillere vil få opplæring i og gjøre seg kjent med nye bestillingssystem. For alle oss som registrer ferie, arbeidstid, utleggsrefusjoner og mer, alt det som tidligere har gått gjennom Pagaweb, skal vi nå ta i bruk SAP. Det er opprettet egne nettsider ved MED og her finner dere mer informasjon om mottak av de nye systemene: https://www.uib.no/med/137379/bott-%C3%B8konomi-ved-det-medisinske-fakultet

Jeg må være ærlig med dere: Jeg kan ikke utelukke barnesykdommer. Derfor vil jeg oppfordre dere til å bestille inn litt ekstra forbruksmateriell før jul, i tilfelle det skulle oppstå noe knirk i januar. Så snart det er mer informasjon om opplæring, skal jeg dele det med dere.

Jeg regner med at vi ikke kommer til å se hverandre så mye i de kommende ukene, når hjemmekontor igjen blir den nye normen. Digitale treff blir desto viktigere, og jeg håper mange tar seg tid til å «sees» på Instituttets dag tirsdag 01. desember. Husk også de hjelpemidlene vi har tilgjengelig på K2: Munnbind til bruk i kollektivtrafikken for de som ikke kan arbeide hjemmefra, og bærbare UIB-PCer til utlån til (i hovedsak) digital undervisning for de som ikke har UIB-PC. Og ikke minst: Ta veldig godt vare på dere selv og hold dere trygge og friske. Jeg vil ikke at noen av dere skal bli syke.

Alt det beste fra Julie

Med økt Covid-19 smitte er vi tilbake til å anbefale hjemmekontor for de som kan ha det. Alle andre kan snakke med sin leder om det er mulig med fleksibel arbeidstid for å unngå altfor mange samtidig i rushtrafikken. All undervisning som krever fysisk tilstedeværelse gjennomføres på vanlig måte, men jeg anbefaler at vi tar det digitalt som kan tas digitalt.

En annen sak som alltid dukker opp til høsten er registrering av sidegjøremål, og vår plikt til to ganger i året å oppdatere disse.

Med sidegjøremål menes bistilling, bierverv, oppdrag og verv som en ansatt ved UiB har utenom sin stilling ved UiB, uansett om arbeidet eller vervet er lønnet eller ikke. Også arbeid som utføres for et foretak eller selskap som helt eller delvis eies av den ansatte, anses som sidegjøremål.

Prinsippene om sidegjøremål finnes i UiBs Regelsamling og gjelder alle UiB-tilsatte, uavhengig av stillingskategori og stillingsbrøk. De skal verne om vårt omdømme og de ansattes tillit og integritet. Det skal være åpenhet om sidegjøremål som kan ha betydning for arbeidet ved universitetet. Alle må på eget initiativ melde fra om sidegjøremål.

Følgende trenger ikke registreres: Medlemskap i eksterne bedømmelseskomiteer, referee for fagtidsskrift, oppgaver som ekstern sensor, faglige verv som følger med hovedstilling eller enkeltstående mindre oppdrag innen undervisning eller formidling ved andre institusjoner, eller ubetalte verv av begrenset omfang for allmennyttige institusjoner.

Følgende skal meldes: Sidegjøremål som kan komme i konkurranseforhold til universitetets virksomhet, er av langvarig eller omfattende karakter og kan skape tvil om den ansattes lojalitet, vilje eller evne til å utføre sitt arbeid ved universitetet på den måten stillingens og universitetets formål tilsier, og vedvarende bruk av universitetets ressurser og infrastruktur.

Søknader om sidegjøremål vurderes etter universitetets prinsipper for sidegjøremål. Både registrering av sidegjøremål som krever godkjenning eller som bare skal registreres, gjøres i Pagaweb. Opplysninger om sidegjøremålet lagres der og vil bli gjort offentlig tilgjengelig.

Instituttleder godkjenner eller avslår søknader. Avslag på søknad kan ankes til fakultetsstyret eller universitetsdirektøren. Brudd på prinsippene for sidegjøremål kan medføre personalmessige konsekvenser etter tjenestemannsloven og andre reaksjoner etter reglene for mislighold i statstjenesten.

Som Pål skrev i fjor, alt dette virker kanskje noe negativt, men sidegjøremål er faktisk positivt så lenge det ikke hemmer eller sinker vårt ordinære arbeid, kan skade universitetets anseelse eller blander egne og universitetets ressurser.

Ha en riktig god helg og Happy Halloween!

Hei alle sammen!

Korona pandemien fortsetter, og vi må lære å tilpasse oss den nye hverdagen. Dette får også konsekvenser for våre studenter. OSKE12 blir ikke gjennomført denne høsten, men fakultetet har nå vedtatt at det blir en muntlig-praktisk eksamen istedenfor. For dette trengs det flere spørsmål. Alle som er involverte i undervisningen av medisinstudenter oppfordres derfor å legge inn flere flervalgsspørsmål i MCQ databasen (https://mcq.medisin.ntnu.no/).

Til slutt vil jeg minne alle på Fakultetets dag 21. oktober som gjennomføres digitalt (https://www.uib.no/med/138844/fakultetets-dag-2020).

Jeg ønsker alle en god helg!

Silke

COVID-19 slo tilbake akkurat da vi begynte å slappe av: Semesterstart sammenfalt med økende smittetall, og skapte berettiget bekymring og frustrasjon. Bestillingen fra fakultetet var klar: Undervisningen skulle gjennomføres mest mulig i tråd med planene, inkludert klinisk undervisning. Samarbeidsutvalget for UiB og sykehusene er enige om at undervisning må prioriteres, vi har ikke råd til å tape en generasjon studenter!

For oss som underviser eller organiserer undervisning, har det vært mange utfordringer – men heldigvis også seire! Nok en gang har mange både undervisere og administrative kastet seg rundt, brettet opp ermene og fått det til.

Julie har fått tak i UiB-låne-laptoper og det er jobbet med å oppgradere flere rom for zoom-forelesninger. Vi har klart å transformere en god del auditoriumsforelesninger til digitale forelesninger – ofte interaktive og i sanntid via zoom, som er det beste alternativet. Mye gruppeundervisning er gjennomført etter tilpasninger av rom og gruppestørrelser. Ikke minst har vi kunnet tilby studentene våre den kliniske undervisningen som er essensiell for at de skal bli gode klinikere, på tross av alle bekymringene knyttet til en pågående pandemi.

Jeg vil takke særlig UGLEne, semesterstyrelederne og semesterkoordinatorene, som legger ned mye arbeid i vurderinger rundt smittevern og tilpasninger, endring av organisering av undervisningen, og i å besvare en betydelig mengde henvendelser fra studenter og undervisere. Takk også til alle undervisere og klinikere som leser utsendt informasjon og klarer å gjøre de nødvendige endringene og kanskje også finne gode løsninger. Noen klarer også å lage forskning av dette – K2s Marit Stordal Bakken og Katinka Alme fra Geriatri-gruppen har fått akseptert to postere om undervisning til en europeisk geriatrikongress: «The show must go on: Teaching Geriatric Medicine during Covid-19 lock-down».

Det jobbes nå intenst på mange hold for at eksamener, særlig OSKE12, kan gjennomføres så fremt det er mulig ut fra smittesituasjonen på det aktuelle tidspunktet. OSKE-general Rune Nielsen gjør en stor innsats i å utarbeide løsninger som er smittevernfaglig gjennomførbare – et vanskelig, men viktig arbeid. The show must go on!

Etter knapt en uke som fungerende instituttleder vil jeg først si en stor takk til all tilliten og støtten jeg har fått, og da må nok Julie fremheves spesielt. Jeg håper dere alle har litt forståelse for at det kan bli noen forsinkelser i en del prosesser, men jeg gjør så godt jeg kan, og sammen med Emmet, Mette og Julie er jeg sikker på at vi skal klare det. Jeg har nå fått en posthylle i 8.etasje, og jeg skal være tilgjengelig på Pål sitt kontor i 8. etasje hver tirsdag. De andre dagene kan jeg treffes på kontoret mitt i 5.etasje labbygget (5395).

Selv om jeg har overtatt de fleste forpliktelser har Pål og jeg blitt enige om at medarbeidersamtalene utsettes til etter han er tilbake som leder. Men alle forskningsgruppeledere må gjerne fortsette med medarbeidersamtalene, husk at vi nå er pålagt å gjennomføre de, det er ikke nok å tilby medarbeidersamtale.

En annen sak jeg gjerne vil nevne er UiBs økt fokus på ERC søknader. Alle vitenskapelige ansatte burde i det minste vurdere om det er aktuelt å søke. Amra kommer til å kontakte dere med mer informasjon i løpet av de neste månedene.

Og selv om høsten har begynt håper jeg at vi får litt sol til helgen!

Kjære alle. Dekanatet ønsker fullt fokus på SFF-søknadene siste 2 mnd med den effekt at de to koordinatorene ved K2, Eystein og meg, gis midlertidig permisjon fra våre verv i K2-ledelsen. Fra 21/9 og i ca. 2 mnd rykker Slike Appel opp som fungerende instituttleder og Emmet McCormack som forskningsansvarlig pluss visestyrer. Alle henvendelser, epost, telefoner mm skal således gå til disse og ikke til Eystein eller meg i denne tiden.

Jeg vil benytte anledningen til å takke begge to for at dere er villige til å ta på dere disse vervene. Jeg er sikker på at dere vil skjøtte vervene på en utmerket måte og ønsker dere lykke til!

Det har vært et stort ønske med publikum på disputaser da dette er den dagen kandidatene kan få vist frem hva de har jobbet med så lenge. Fakultetet har derfor arbeidet frem en prøveordning som forhåpentligvis kan ivareta både de tekniske utfordringene ved digital gjennomføring av disputas og smittevernhensyn.

Det åpnes nå for en løsning der inntil 20 personer kan være til stede i egnet UiB-lokale under prøveforelesning og disputas. Dette kan kun skje etter avtale med instituttet og under forutsetning av at smittevernregler overholdes. Kandidater som ønsker en slik løsning, må ta kontakt med Irene Hjelmaas (Irene.Hjelmaas@uib.no) så snart som mulig. Det er kandidatens ansvar å melde inn deltakerlister med telefonnummer til instituttet senest 2 dager før disputasen. Dersom deltakerlister ikke blir meldt inn, kan ikke publikum bli sluppet inn i lokalet.

Ved avtale om fysisk disputas skal det være en smittevernvakt til stede i lokalet under hele arrangementet. Denne har ansvar for adgangskontroll opp mot deltakerlisten, desinfisering av kontaktflater før og etter bruk og at alle tilstedeværende følger regler om å holde avstand før, under og etter disputas. Smittevernvakten kan for eksempel være en fra kandidatens forskningsgruppe.

Under doktorgradsprøven vil vår ph.d.-kontakt (organisert av Irene Hjelmaas) prioritere det digitale arrangementet da dette utgjør grunnlaget for bedømmelsen. Ph.d.-kontakt vil derfor ikke være fysisk til stede, men vil være tilgjengelig digitalt og legge til rette for testing og gjennomføring.

For øvrig gjelder følgende:

– Heldigital disputas er fortsatt anbefalt. Med heldigitalt menes en løsning der alle involverte, inkludert kandidaten disputerer fra sitt eget hjem eller kontor (med privat eller UiB-utstyr).

– Alle som har en aktiv rolle i disputasen må delta i testing i god tid på forhånd, med det utstyret og i det rommet de skal oppholde seg på selve disputasen. Alle som har en aktiv rolle under disputasen må gjøre seg godt kjent med utstyret gjennom testingen.

– IT-assistent vil være fysisk til stede (så lenge de ikke må være i karantene e.l.). Dette bestilles via UiB-hjelp.

– Zoom webinar er den anbefalte løsningen fra UiB sentralt.

– Det blir dessverre ikke anledning til å invitere flere enn 20 personer totalt inn i disputaslokalet selv om størrelsen på rommet skulle tilsi at det er mulig.

Merk at når det gjelder publikumsadgang kan det komme endringer på kort varsel dersom smittesituasjonen forverrer seg.

Lykke til!

Helse Vest RHF deler årleg ut to prisar: Ein forskingspris og ein innovasjonspris. Prisane blir delte ut på den årlege Forskningskonferansen om hausten. Prisene deles ut på den årlige forskningskonferansen til høsten, og vi oppfordrer de ulike forskningsmiljøene i K2 til å søke.

Helse Vests forskingspris

Prisen gis til forskar, forskingsmiljø eller ung forskar (under 40 år) som gjennom sin forsking har medverka til å styrke eit forskingsfelt eller eit forskingsbasert helsetenestetilbod. Forskinga skal være av ein karakter og standard av betyding for forskingsnivået og/eller tenestetilbodet i regionen. Det kan foreslåast kandidat (forskar, forskingsmiljø eller ung forskar) som har medverka til utvikling av anten eit a) forskingsområde, b) forskingssamarbeid-/miljø eller c) som gjennom forskinga si har betra klinisk praksis i Helse Vest.

Det er utarbeidd et eige skjema som skal fyllast ut av forslagsstillar: Forslagsskjema 2020- forskingspris og innovasjonspris

Helse Vests årlege forskingspris består av kr. 200 000 og eit kunstverk. Prisbeløpet skal nyttast til vidare forsking.

Helse Vests innovasjonspris

Innovasjonsprisen tildelast ein eller fleire personar som gjennom sitt arbeid har bidrege til utvikling av ein ny eller forbetra vare, teneste, produksjonsprosess eller organisasjonsform som utgjer eit konsept som kan brukast på nytt i helsesektoren. Prisen kan gis både med utgangspunkt i forskingsdrevet og behovsdrevet innovasjon. Utviklinga skal være synleggjort gjennom at ide/innovasjonsprosjekt enten er innrapportert og/eller vidareutvikles saman med regionskontoret til Innovasjon Norge, InnoMed, Norges forskningsråd eller eit av regionens to Technology Transfer Offices (TTO). Samtidig vil også interne prosjekt som ikkje er synleggjort gjennom dei nemnte aktørane kunne komme i betraktning. I slike tilfelle vil det være av betyding at produktet, prosessen eller tenestene er tatt i bruk og det kan vises til nytten innovasjonen har hatt for sjukehuset.

Det er utarbeidd et eige skjema som skal fyllast ut av forslagsstillar: Forslagsskjema 2020- forskingspris og innovasjonspris

​Innovasjonsprisen består av kr. 100 000 og eit kunstverk. Prisbeløpet skal nyttast til vidare innovasjonsarbeid.

Les videre →

Det er tid igjen for de årlige medarbeidersamtalene. Disse er et ledd i målrettet ledelse og medarbeiderutvikling. Derfor er de årlige, systematiske og gjensidig forberedte personlige samtaler mellom en medarbeider og nærmeste overordnede. Alle ansatte som har hovedstilling ved UiB, skal ha medarbeidersamtaler. Dette inkluderer også stipendiater. For ansatte med bistilling kan leder bli enig med den ansatte at det ikke er nødvendig.

Nytt i år er at det ikke er nok at medarbeidersamtalene tilbys – de skal også gjennomføres. På grunn av pågående koronaviruspandemi, synes jeg en telefonsamtale eller digitalt møte kan være greit i tilfeller der det av ulike grunner kan være vanskelig å få gjennomført samtalen med fysisk oppmøte.

Medarbeidersamtalene er en viktig arena for å avklare forventninger til prestasjoner, gi gjensidig tilbakemelding og innsikt i hverandres arbeidssituasjon og ta opp arbeidsmiljø og forhold ved arbeidsplassen. Samtalen skal knyttes opp til K2s strategiske planer og være et reelt og resultatorientert ledelsesverktøy for å oppnå fastsatte mål.

Elementer knyttet til livsfase kan tas opp som tema. Samtalen skal videre nyttes til å avdekke kompetansebehov, endring og utvikling. Innholdet i medarbeidersamtalen skal fokuseres rundt forhold leder og medarbeider kan gjøre noe med.

Det er viktig å kommunisere hva man ønsker å oppnå i medarbeidersamtalen og tilrettelegge for den fortrolighet som trengs for at samtalen skal ha merverdi for begge parter. Dette kan være en gradvis prosess som kan ta noe tid.

Overfor utenlandske medarbeidere er det viktig å ha oppmerksomhet på deres behov for å forstå overordnede strategier og mål for virksomheten, betydningen av et godt og inkluderende arbeidsmiljø og den enkeltes muligheter for bidrag til felleskapet. Aktuelle tema kan også være deres sosiale nettverk, tillit vis a vis leder og kolleger, opplevelse av tilhørighet og i noen tilfeller tilrettelegging og integrering også utenfor arbeidsplassen.

Som en naturlig del av resultatvurderingen og forventningsavklaringen inngår den avtalefestete samtalen rundt lønnsforhold som en del av medarbeidersamtalen. Det er da viktig å huske på at vi har etablerte systemer for lønnsforhandlinger.

Jeg har som instituttleder ansvar for at alle medarbeidere gjennomfører årlige medarbeidersamtaler og er ansvarlig for at resultatene fra samtalene tas med i enhetens planer og budsjett. Det er ikke mulig å gjennomføre dette for alle K2s ansatte, slik at gjennomføring av samtalene er delegert. Jeg har medarbeidersamtaler med forskningsgruppelederne, mens de igjen har ansvar for deres gruppemedlemmer. Når det gjelder administrativt ansatte, har administrasjonssjef Julie Stavnes ansvaret.

Oftest synes jeg tiden går fryktelig fort om høsten, og plutselig er det jul. Det er derfor lurt å komme i gang med medarbeidersamtalene så snart som mulig. Lykke til!

Da er semesteret godt i gang med delvis ganske annerledes undervisning i Korona-tiden. Jeg oppfordrer alle undervisere til å melde seg inn i Teams gruppen «K2 digital undervisning» som inneholder mye nyttig informasjon og er en plattform for erfaringsutveksling.

Også i år har UiB sentralt lyst ut infrastrukturmidler med en ramme på 15 millioner kroner. Det medisinske fakultet kan fremme 3 søknader. Det er prodekan for forskning, Marit Bakke, og forskningsledere fra instituttene som rangerer søknadene og velger de 3 som skal sendes til universitetet sentralt. Retningslinjene finnes her (Veileder Forskningsinfrastruktur 2021). I korte trekk gjelder:

• Hver søknad kan være på maks 4 MNOK
• Det må legges inn egenandel på minst 20% (av søknadsbeløp)
• Fakultetet har satt av 1 MNOK for å dekke egenandel
• Hvis to fakultet går sammen kan søknadssummen være 8 mill. Merk at søknaden må være blant de tre søknadene som begge fakultetene sender inn.

Søknadsskjemaet finnes her (Søknadsskjema). Søknader fra K2 sendes til meg (silke.appel@uib.no) og rangeres av ledergruppen. Søknadsfristen er 7/9.

Håper alle har hatt en fin ferie. De fleste har vel vært i Norge og kanskje sett med nye øyne hvor vakkert og spennende vårt land er?

Koronavirus

Det er som dere vet økt smittespredning av koronavirus og regjeringen bremser nå opp gjenåpningen av samfunnet. Dekan Per Bakke har nylig sendt en mail til alle ansatte ved fakultetet hva dette betyr for ansatte ved Medisinsk fakultet. Bruk av hjemmekontor er delegert til instituttnivå.

• Hvem kan ha hjemmekontor?

Hovedregel er at alle ansatte skal gå på jobb. Spesielt gjelder dette laboratoriene.

Hjemmekontor kan være aktuelt for de som er i risikogrupper eller for å avlaste offentlig transport. Dette må avtales med din nærmeste leder (forskningsgruppeleder eller Julie Stavnes for administrativt ansatte). Det forutsettes at arbeidsoppgavene faktisk kan utføres hjemme.

Risikogrupper: Eldre ansatte over 65 år, ansatte med underliggende kroniske sykdommer som hjerte-karsykdom, diabetes, kreft, medikamentelt indusert immunsvikt, eller kronisk lunge, lever eller nyresykdom (https://www.fhi.no/nettpub/coronavirus/fakta/risikogrupper/).

• Hvordan forholde seg ved utenlandsreiser?

Siden vi arbeider i et sykehusmiljø, skal vi følge Helse Bergen sine retningslinjer.

Røde land: Du må i karantene men testing for SARS-CoV-2 er ikke påkrevd. Unntaket er om særlige forhold tilsier at du må starte å jobbe før utløp av karantenetiden (da kreves to negative tester med min. 48 timers intervall og siste test min. fem dager etter innkomst).

Gule land: Dersom du siste ti dager har vært i et gult land må du teste deg. Som hovedregel skal du ikke gå på jobb før negativt prøvesvar foreligger. Dersom nærmeste leder likevel vurderer det som nødvendig, kan du – dersom du er frisk – gå på jobb med munnbind inntil testresultat er klart.

For begge tilfeller bør du informere nærmeste leder før du skal gå på jobb igjen.

• Hvor kan jeg teste meg?

De som også har stilling i Helse Bergen bør teste seg på i parkeringshuset ved Haukeland hotell (åpen 08.30-11, tlf. 55976160).

De som kun har UiB-stilling bør bruke fastlege, lokal legevakt eller kontakte administrasjonssjef Julie Savnes for informasjon om UiB sitt system (www.uib.no/ir/137102/testing-covid-19-innreisende-ansatte-ved-uib/).

Olav Thon-stiftelsens priser og prosjektmidler innen naturvitenskap og medisin 2021

Olav Thon-stiftelsen har lyst ut inntil tre priser for fremragende undervisning og en støtteordning for studentaktive forskningsprosjekter innen naturvitenskap og medisin for 2021

• Pris for fremragende undervisning

Prisen for fremragende undervisning kan tildeles vitenskapelig ansatte som underviser ved universiteter og høyskoler i Norge i kombinerte stillinger. Personer i bistilling kan også foreslås. Prisen er personlig, og beløper seg til 500 000 NOK. Det er krav om studenttilknytning i nominasjonen.

• Finansiell støtte til studentaktive forskningsprosjekter

Det kan gis støtte til forskningsprosjekter innen medisin og/eller naturvitenskap som bringes aktivt inn i utdanningen som et element i «studentaktiv forskning.

Beløp som kan tildeles er inntil 830 000 NOK per år i maksimalt tre år.

Ytterligere informasjon finner du i vedlegget Thonpriser_undervisning_2020. Nominasjoner skal sendes instituttet innen 19. august (mette.vesterhus@uib.no). Vi videreformidler nominasjonene til fakultetet.