[:no]UiB justerer rutinene for avslutning av brukerkontoer til IT-systemene. Reglementet for brukerkonti er i ferd med å bli revidert, og endringen innføres nå for å sikre at vi etterlever gjeldende krav til personvern og datasikkerhet.
Endringene kommer etter at Datatilsynet har påpekt at UiB til nå har lagret brukerdata for lenge etter at ansettelses- og studieforhold er avsluttet.
For studenter vil brukerkontoen nå bli stengt to måneder etter at studieretten utløper (når man er ferdig med studiet eller har sluttet å semesterregistrere seg).
Kontoen på Microsoft Office 365 stenges 30 dager etter at UiB-kontoen er stengt.
Studenter som trenger å forlenge bruken av kontoen, kan henvende seg til Studieadministrativ avdeling og be om at kontoen holdes åpen i seks måneder etter at studieretten er utløpt.
For ansatte blir det mindre endringer. Kontoen blir stengt når ansettelsen slutter, men lokal godkjenner kan holde kontoen åpen (forlenge for inntil seks måneder om gangen) dersom den ansatte ber om det.
Seks måneder etter at brukerkontoer blir stengt, slettes de dataene som er lagret.
– IT-avdelingen[:en]We are adjusting our procedures for closing IT user accounts. The regulations for user accounts is being revised. The change is implemented now to ensure compliance with current legislative demands for privacy and data security.
The changes are made after The Norwegian Data Protection Authority («Datatilsynet») pointed out that UiB has been storing user data too long after termination of the users’ employment or studies.
Students’ user accounts will now be closed two months after their last semester.
The Microsoft Office 365 account will be closed 30 days after the UiB account.
Students who need to use their account for a longer time, may contact the Division of Student Affairs to apply for a prolongation of six months from the end of their last term.
For employees, the changes will be small. The user account will be closed on termination of the employment, but the local account administrator may prolong the account (for up to six months at a time) if the employee asks for prolongation.
Stored data will be deleted six months after the account is closed.
Regards,
The IT Department[:]