K2 Nytt

Det sies at kjært barn har mange navn – og det har også disse begrepene som forskerne knapt liker, men som man likevel må forholde seg til.  Hvorfor tar jeg da dette opp i en leder til K2 nytt?  Jo, fordi dette er en meget vesentlig del for instituttets økonomi som vi er så til de grader avhengig av.

Men hva betyr disse begrepene? Universitetet i Bergen har implementert TDI-modellen (totale direkte og indirekte kostnader) som man nå budsjetterer prosjekter utifra. Denne modellen består både av indirekte kostnader (dekningsbidrag, overhead) og direkte kostnader som forskningsinfrastruktur.

Per i dag er de indirekte kostnadene for et vitenskapelig årsverk 413.000 NOK og for teknisk/administrativt 114.000 NOK. De indirekte kostnadene er utgifter til infrastruktur som kontor og fellesarealer, service som bibliotek, IT, administrativt og økonomisk management, HMS, kurs, juridisk bistand, dokumentasjon mm.

De direkte kostnadene er en annen komponent av total kost modellen (TDI). Denne er sammensatt av investeringer og avskrivning av instrumenter, servicekontrakter, generelle laboratoriekostnader, inkludert husleie og teknisk hjelp – kalt leiestedskostnader. Klinisk institutt 2 har kalkulert at leiestedskostnadene for 2015 er 95.000 NOK per årsverk.  Leiestedskostnadene skal da dekke teknikerhjelp for å klargjøre laboratoriene, drift i laboratoriet som hansker, gass, pipettespisser etc – de vanligste infrastrukturkostnadene.

Klinisk institutt 2 er det instituttet som for tiden har størst portefølje på eksternfinansierte prosjekter på MOF.  NFR og EU/H2020 prosjektene er eksemplariske på den måten at de bidrar med overhead-midler som dekker de kostnader instituttet pådrar seg for å kunne drifte prosjektet.

Men hva skjer når indirekte kostnader ikke er en del av bevilgningen til prosjektene?  Hvem må da betale?  Jo, da blir det institutt i samarbeid med fakultetet som må gå inn.  På denne måten svekkes instituttets økonomi kontinuerlig hver gang et prosjekt med nulldekningsbidrag aksepteres.

Hva kan gjøres med dette?  Må vi begynne å nekte å ta imot prosjekter som ikke inkluderer dekningsbidrag? Hvor lang tid kommer det å ta for at vi får en ny ”kultur” – holdningsendring hos bidragsyterne? Hvordan oppnår vi det? Disse spørsmålene angår oss alle sammen!

Roland

Overhead – Indirect costs
The Devil is known by many names, and so are these concepts that scientists often don’t like, but still have to deal with. Why do I
adress this in an editorial in K2Nytt? Well, because this is a very
significant part of the department’s finances, that we are so utterly
dependent on.
But what do these terms mean? The University of Bergen has implemented the TDI model (total direct and indirect costs) that we are now budgeting for projects based on. This model consists of both indirect costs (overhead) and direct costs like research infrastructure. As of today, the indirect costs of a scientific FTE is 413.000 NOK and for a technical / administrative FTE it is 114.000 NOK. The indirect costs are the costs of infrastructure such as offices and common areas, services like the library, IT, administrative and financial management, safety, training, legal assistance, documentation and so forth. The direct costs are another component of the total cost model (TDI). This is composed of investment and depreciation of instruments, service contracts, general laboratory costs, including rent and technical support – called the research infra-structure resource cost (RIR). The Department of Clinical Science has calculated the RIR-cost for 2015 to be 95.000 NOK per FTE. The RIR-cost include technical support to get laboratories ready, laboratory costs like gloves, gas, pipette tips, etc. – the common infrastructure costs. The Department of Clinical Science is currently the department with the largest portfolio of externally financed projects on MOF. The NFR and EU/H2020 projects are exemplary in the way that they contribute overhead funds that cover the costs the department incurs to be able to operate the project. But what happens when indirect costs are not part of the grant for the projects? Who must then pay? Well, then it will be the Department in collaboration with the Faculty that takes the costs. In this way the Department’s economy is continuously weakened whenever a project with zero overhead is accepted. What can we do about this? Do we have to refuse projects that do not include overhead? How long will it take to get a new «culture» – changing the attitudes of contributors? How do we achieve it? These questions concern us all together!

Roland