[:no]
Det er tid igjen for de årlige medarbeidersamtalene. Disse er et ledd i målrettet ledelse og medarbeiderutvikling. Derfor er de årlige, systematiske og gjensidig forberedte personlige samtaler mellom en medarbeider og nærmeste overordnede. Alle ansatte som har hovedstilling ved UiB, skal ha medarbeidersamtaler. Dette inkluderer også stipendiater. For ansatte med bistilling kan leder bli enig med den ansatte at det ikke er nødvendig.
Nytt i år er at det ikke er nok at medarbeidersamtalene tilbys – de skal også gjennomføres. På grunn av pågående koronaviruspandemi, synes jeg en telefonsamtale eller digitalt møte kan være greit i tilfeller der det av ulike grunner kan være vanskelig å få gjennomført samtalen med fysisk oppmøte.
Medarbeidersamtalene er en viktig arena for å avklare forventninger til prestasjoner, gi gjensidig tilbakemelding og innsikt i hverandres arbeidssituasjon og ta opp arbeidsmiljø og forhold ved arbeidsplassen. Samtalen skal knyttes opp til K2s strategiske planer og være et reelt og resultatorientert ledelsesverktøy for å oppnå fastsatte mål.
Elementer knyttet til livsfase kan tas opp som tema. Samtalen skal videre nyttes til å avdekke kompetansebehov, endring og utvikling. Innholdet i medarbeidersamtalen skal fokuseres rundt forhold leder og medarbeider kan gjøre noe med.
Det er viktig å kommunisere hva man ønsker å oppnå i medarbeidersamtalen og tilrettelegge for den fortrolighet som trengs for at samtalen skal ha merverdi for begge parter. Dette kan være en gradvis prosess som kan ta noe tid.
Overfor utenlandske medarbeidere er det viktig å ha oppmerksomhet på deres behov for å forstå overordnede strategier og mål for virksomheten, betydningen av et godt og inkluderende arbeidsmiljø og den enkeltes muligheter for bidrag til felleskapet. Aktuelle tema kan også være deres sosiale nettverk, tillit vis a vis leder og kolleger, opplevelse av tilhørighet og i noen tilfeller tilrettelegging og integrering også utenfor arbeidsplassen.
Som en naturlig del av resultatvurderingen og forventningsavklaringen inngår den avtalefestete samtalen rundt lønnsforhold som en del av medarbeidersamtalen. Det er da viktig å huske på at vi har etablerte systemer for lønnsforhandlinger.
Jeg har som instituttleder ansvar for at alle medarbeidere gjennomfører årlige medarbeidersamtaler og er ansvarlig for at resultatene fra samtalene tas med i enhetens planer og budsjett. Det er ikke mulig å gjennomføre dette for alle K2s ansatte, slik at gjennomføring av samtalene er delegert. Jeg har medarbeidersamtaler med forskningsgruppelederne, mens de igjen har ansvar for deres gruppemedlemmer. Når det gjelder administrativt ansatte, har administrasjonssjef Julie Stavnes ansvaret.
Oftest synes jeg tiden går fryktelig fort om høsten, og plutselig er det jul. Det er derfor lurt å komme i gang med medarbeidersamtalene så snart som mulig. Lykke til![:en]It is time for the annual employee interviews. These are a part of targeted management and employee development. Therefore, the annual, systematic and mutually prepared personal conversations are between an employee and the immediate superior. All employees who have a main position at UiB must have employee interviews. This also includes fellows. For employees with a 10-20% position, the manager can agree with the employee that it is not necessary.
New this year is that it is not enough that the employee interviews are offered – they must also be carried out. Due to the ongoing coronavirus pandemic, I think a phone call or digital meeting can be fine in cases where for various reasons it can be difficult to complete the call with physical attendance.
Employee interviews are an important arena for clarifying expectations for performance, providing mutual feedback, and insight into each other’s work situation and addressing the work environment and conditions at the workplace. The conversation will be linked to K2’s strategic plans and be a real and results-oriented management tool for achieving set goals.
Elements related to life phase can be addressed as a theme. The conversation will also be used to uncover competence needs, change and development. The content of the employee interview must be focused on matters the manager and employee can do something about.
It is important to communicate what you want to achieve in the employee interview and facilitate the confidentiality needed for the interview to have added value for both parties. This can be a gradual process that can take some time to develop.
For foreign employees, it is important to be aware of their need to understand overall strategies and goals for the university, the importance of a good and inclusive work environment, and the individual’s opportunities for contribution to the community. Relevant topics can also be their social network, trust vis-à-vis the manager and colleagues, experience of belonging, and in some cases facilitation and integration also outside the workplace.
As a natural part of the performance appraisal and clarification of expectations, conversation about salary conditions is included as part of the employee interview. It is then important to remember that we have established systems for wage negotiations.
As Head of Department, I am responsible for ensuring that all employees conduct annual employee interviews and am responsible for ensuring that the results of the interviews are included in K2’s plans and budget. It is not possible to carry this out for all K2’s employees, hence the conduct of the interviews is delegated. I have employee interviews with the research group leaders, while they in turn are responsible for their group members. When it comes to administrative staff, head of administration Julie Stavnes is responsible.
Time is short and suddenly it’s Christmas. It is therefore a good idea to start the employee interviews as soon as possible. Good luck![:]