[:no]Servicesenter for internasjonal mobilitet – SIM
Med bakgrunn i at servicesenteret er bemannet med én medarbeider, ønsker vi å endre organiseringen av virksomheten slik at de som kontakter SIM og møter opp er sikret tid hos rådgiver. Erfaring viser at det er svært få som møter opp uten å ha gjort avtale på forhånd, 1-3 pr uke. Vi endrer dermed praksis i tråd med dette og erstatter fast åpningstid med at det inngås avtaler på forhånd. Dette vil gjelde så lenge senteret er plassert i Christiesgt.18. For kontakt med SIM:
- Internasjonale forskere og enheter ved UiB som har spørsmål knyttet til internasjonale ansatte/gjester kan som før ta kontakt på telefon og epost til : knappskog@uib.no eller euraxess@uib.no eller per telefon: 555 89373/ 482 60 683.
- Dersom det er ønskelig med personlig møte for informasjon og veiledning, benyttes epost eller telefon (se forrige punkt) for å avtale tid og tema for veiledning.
I et personlig møte kommer det reelle informasjonsbehovet tydeligere frem, og kommunikasjonen blir bedre enn ved telefon/epost. SIM anbefaler derfor forskerne å benytte tilbudet.
- Personlige møter skal fortrinnsvis foregå i arbeidstidens kjernetid (09:00 – 14:30) og på SIM, men dersom behov er det mulig å være fleksible på tid og sted.
- Når ingen er til stede på SIM eller kan svare telefon, skal HR-avdelingen kunne ta imot beskjed og inngå avtaler om veiledning for SIM. Telefon HR: 555 82100
- Som en hovedregel skal det ikke ta mer enn to arbeidsdager fra ønsket tid for avtale til gjennomført samtale. Det er selvsagt også mulig å reservere tidspunkt god tid i forveien, eller få tid samme dag.
Servicemål:
- Maximum to arbeidsdagers ventetid for avtale er et mål for kvalitet i levering av SIM-tjeneste.
- Endringen skal gi bedre rutiner for kontakt med og hjelp fra SIM.
- Endringen gir bedre oversikt og mer fleksibilitet for SIM.
Vennlig hilsen
Janicke Stople Signe Knappskog
HR-direktør Seniorrådgiver[:en]Service center for international mobility – SIM
Since the service center is staffed with one employee, we want to change the organization of the business so that those who contact SIM and show up there is sure to be offered time with an adviser. Experience shows that there are very few who show up without having made prior arrangement, from 1 toto 3 per week. We change practices in line with this and replace fixed opening hours with pre-arranged meeting times. This will apply as long as the center is located in Christiesgt.18. For contact with SIM:
- International researchers and units at UiB who have questions related to international staff / guests may like before contact us email to: knappskog@uib.no or euraxess@uib.no or by telephone: 555 89373/482 60683.
- If you want a personal meeting for information and guidance, arrange time and discuss topics for guidance by email or phone (as metioned in the last point).
In a personal meeting the real information needs more is clearer, and communication is better than by phone / email. SIM therefore recommends researchers to avail the offer. - Personal meetings should preferably take place in work core time (9:00 a.m. to 2:30 p.m.) and atSIM, but if needed, we can be flexible in time and place.
- When no one is present on SIM or answer the phone, the HR Department will be able to take a message and conclude agreements on guidance for SIM. Phone HR: 555 82100
- As a general rule, it should not take more than two business days from the time you want for appointment to completed call. It is of course also possible to reserve time well in advance, or get time on the same day.
Service targets:
- Maximum two working day waiting period for an appointment is a measure of quality in the delivery of SIM service.
- The amendment will provide better procedures for contact and help from SIM.
- The amendment gives a better overview and more flexibility for SIM.
Sincerely
Janicke Stoople Signe Knappskog
HR Director Senior Adviser
[:]