Fra 2017 skal alle refusjoner til ansatte sendes gjennom HR-portalen, ikke bare reiser. For refusjoner annet enn reiser skal en bruke skjemaet «Refusjon av utlegg» og det er da tre alternative typer utlegg:

•Refusjon av utlegg

•Refusjon av EK-tjenester (eks. internett, tlf.)

•Refusjon av skattepliktige privatutgifter (eks. medlemsavgifter, privat abonnementer)

Kvitteringer skal skannes inn av den som fyller ut skjemaet og en trenger ikke lenger å sende originale kvitteringer i papirform. Utgiftene konteres av økonomene, så noter på i kommentarfeltet hvilke midler det skal belastes for å unngå forsinkelser.

Det er tre utbetalinger pr. måned: ved hovedlønnsutbetaling den 12. og i tillegg ca. 20. og ca. 28.

Skjema for utbetaling av refusjoner til personer som IKKE er ansatt ved UIB skal gå i papirform som tidligere.

Minner også om at hovedregel er at alle varer og tjenester skal bestilles gjennom UIB sitt bestillingssystem Basware PM. Kontakt rekvirent i gruppen for å gjøre bestilling.