[:no]Pål Rasmus Njølstad
Medarbeidersamtaler
Det er tid igjen for de årlige medarbeidersamtalene. Disse er et ledd i målrettet ledelse og medarbeiderutvikling. Derfor er de årlige, systematiske og gjensidig forberedte personlige samtaler mellom en medarbeider og nærmeste overordnede. Alle ansatte som har hovedstilling ved UiB, skal ha medarbeidersamtaler. Dette inkluderer også stipendiater. For ansatte med bistilling kan leder bli enig med den ansatte at det ikke er nødvendig.
Nytt fra i fjor er at det ikke er nok at medarbeidersamtalene tilbys – de skal også gjennomføres. Medarbeidersamtalene er en viktig arena for å avklare forventninger til prestasjoner, gi gjensidig tilbakemelding og innsikt i hverandres arbeidssituasjon og ta opp arbeidsmiljø og forhold ved arbeidsplassen. Samtalen skal knyttes opp til K2s strategiske planer og være et reelt og resultatorientert ledelsesverktøy for å oppnå fastsatte mål.
Elementer knyttet til livsfase kan tas opp som tema. Samtalen skal videre nyttes til å avdekke kompetansebehov, endring og utvikling. Innholdet i medarbeidersamtalen skal fokuseres rundt forhold leder og medarbeider kan gjøre noe med.
Det er viktig å kommunisere hva man ønsker å oppnå i medarbeidersamtalen og tilrettelegge for den fortrolighet som trengs for at samtalen skal ha merverdi for begge parter. Dette kan være en gradvis prosess som kan ta noe tid.
Overfor utenlandske medarbeidere er det viktig å ha oppmerksomhet på deres behov for å forstå overordnede strategier og mål for virksomheten, betydningen av et godt og inkluderende arbeidsmiljø og den enkeltes muligheter for bidrag til felleskapet. Aktuelle tema kan også være deres sosiale nettverk, tillit vis a vis leder og kolleger, opplevelse av tilhørighet og i noen tilfeller tilrettelegging og integrering også utenfor arbeidsplassen.
Som en naturlig del av resultatvurderingen og forventningsavklaringen inngår den avtalefestete samtalen rundt lønnsforhold som en del av medarbeidersamtalen. Det er da viktig å huske på at vi har etablerte systemer for lønnsforhandlinger. Det pågår som dere vet lønnsforhandlinger nå i høst.
Jeg har som instituttleder ansvar for at alle medarbeidere gjennomfører årlige medarbeidersamtaler og er ansvarlig for at resultatene fra samtalene tas med i enhetens planer og budsjett. Det er ikke mulig å gjennomføre dette for alle K2s ansatte, slik at gjennomføring av samtalene er delegert. Jeg har medarbeidersamtaler med forskningsgruppelederne, mens de igjen har ansvar for deres gruppemedlemmer. Når det gjelder administrativt ansatte, har administrasjonssjef Maria Holmaas ansvaret.
Oftest synes jeg tiden går fryktelig fort om høsten, og plutselig er det jul. Det er derfor lurt å komme i gang med medarbeidersamtalene så snart som mulig. Lykke til![:en]Personal development interviews
There is still time for the annual personal development interviews. These are part of targeted management and employee development. Therefore, they are annual, systematic and mutually prepared personal conversations between an employee and their immediate superior. All employees who have a main position at UiB must have staff meetings. This also includes fellows. For employees with 20% positions, the manager can agree with the employee that it is not necessary.
New from last year is that it is not enough that the personal development interviews are offered – they must also be carried out. These interviews are an important arena for clarifying expectations for performance, giving mutual feedback and insight into each other’s working situation and addressing the working environment and conditions at the workplace. The conversation must be linked to K2’s strategic plans and be a real and results-oriented management tool to achieve set goals.
Elements related to life phase can be taken up as a theme. The conversation will also be used to uncover skills needs, change and development. The content of the employee interview must be focused on conditions that the manager and employee can do something about.
It is important to communicate what you want to achieve in the personal development interview and arrange for the confidentiality needed for the interview to have added value for both parties. This can be a gradual process that can take some time.
For foreign employees, it is important to pay attention to their need to understand overall strategies and goals for the organization, the importance of a good and inclusive working environment and the individual’s opportunities to contribute to the community. Current topics can also be their social network, trust vis-a-vis manager and colleagues, experience of belonging and in some cases facilitation and integration also outside the workplace.
As a natural part of the performance assessment and the clarification of expectations, the contractual conversation about pay matters is included as part of the personal development interview. It is therefore important to remember that we have established systems for salary negotiations. As you know, salary negotiations are ongoing this autumn.
As Head of Department, I am responsible for ensuring that all employees carry out annual personal development interviews and am responsible for the results of the interviews being included in K2’s plans and budget. It is not possible to carry out this for all K2’s employees, so carrying out the conversations is delegated. I have staff meetings with the research group leaders, while they in turn have responsibility for their group members. When it comes to administrative staff, head of administration Maria Holmaas is responsible.
Most of the time, I think time goes terribly fast in the autumn, and suddenly it’s Christmas. It is therefore advisable to start the employee interviews as soon as possible. Good luck![:]