[:no]Leder K2 nytt 240223
Pål R. Njølstad
Eksportkontroll og eksportlisens – en ny dimensjon til utlysning og tilsetting i stillinger
Eksportkontroll og sensitiv kunnskapsoverføring innebærer at visse varer, teknologi og tjenester ikke kan eksporteres fra Norge uten lisens utstedt av Utenriksdepartementet (UD). PST og UD har ikke detaljkunnskap om hva som er lisenspliktig, det er institusjonene og fagmiljøene som skal vurdere dette.
Eksportkontroll handler for vår del i hovedsak om kontroll med kunnskapsoverføring og forskningssamarbeid, med tilhørende kartlegging av lisenspliktig utstyr og teknologi samt bevissthet ved utveksling av studenter/ansatte, gjesteforelesere, datasikkerhet mm.
Instituttleder skal vurdere om det skal søkes eksportlisens ut ifra kandidatens nasjonalitet og om fagområdet vedkommende skal arbeide innenfor er sensitivt, og derfor kan være problematisk i forhold til eksportkontrollregelverket/kunnskapsoverføring.
I hovedsak søkes det om eksportlisens når det er kandidater som kommer fra landene: Iran, Kina, Pakistan og Russland. Det søkes uavhengig av om kandidatene er bosatt i andre land enn de har statsborgerskap.
HVORDAN SKAL VI PÅ K2 FORHOLDE OSS TIL DETTE?
A. Når en stilling lyses ut
Instiituttleder vurderer tidlig i rekrutteringsprosessen om stillingen er innenfor et sensitivt fagområde. Når det skal lyses ut vitenskapelige stillinger, skal det tas med en formulering utlysningsteksten om dette hvis fagområdet tilsier det:
«UiB er underlagt regelverket for eksportkontroll og regelverket gjelder ved behandling av søknader til stillingen»
Det søkes om eksportlisens hvis instituttleder vurderer at fagområdet er sensitivt og den/de innstilte har nasjonalitet som gjør at det bør søkes. Søknad om eksportlisens sendes før det sendes ut tilbudsbrev til kandidaten.
HR-medarbeider kan sende ut tilbudsbrev når vi har fått tilbakemelding om at kandidaten ikke er lisenspliktig. Eventuelt kan forbehold tas inn i tilbudsbrev og/eller arbeidsavtalen i påvente av svar fra UD på søknad om lisens.
B. Gjesteforskere
Instituttleder vurderer om fagområdet og kandidatens nasjonalitet tilsier at vi skal søke om eksportlisens. Søknad sendes i god tid før det planlagte oppholdet.
HVORDAN GÅR DERE FRAM?
Når en stilling skal lyses ut, må den som ønsker utlysning av stillingen sende opplysninger til instiituttleder om følgende:
• prosjektbeskrivelse
• beskrivelse av arbeidsoppgavene
• utstyr/instrument kandidaten skal bruke i arbeidet
• hvilke kvalifikasjoner den som blir tilsatt i stillingen må ha for å utføre arbeidsoppgavene
• kandidaten (kompetanse, bakgrunn og hvorfor kandidaten er vurdert som rett person)
HVA SKJER SÅ?
Behandling av søknaden av UD kan ta 3-6 måneder. Det er derfor viktig at tidsaspektet vurderes nøye før utlysning og at det ev. fremgår av utlysningsteksten om tilsetting av kandidaten må skje snarlig. I så fall, vil dette bli vektlagt ved innstilling og tilbud om stillingen.
Dette er komplisert, og den mest praktiske fremgangsmåten er ikke landet enda. En representant fra PST kommer til vårt instituttledermøte om 1-2 uker slik at vi kan finne mer ut om hva eksportlisens betyr og hvordan vi skal gå fram.
Ha en riktig god helg!
Pål[:en]Editorial K2 nytt 240223
Pål R. Njølstad
Export control and export license – a new dimension to advertising and filling positions
Export control and sensitive knowledge transfer means that certain goods, technology and services cannot be exported from Norway without a license issued by the Ministry of Foreign Affairs. PST and the Ministry of Foreign Affairs do not have detailed knowledge of what is subject to a license, it is the institutions and professional communities that must assess this.
For our part, export control is mainly about control of knowledge transfer and research collaboration, with associated mapping of equipment and technology required to be licensed as well as awareness when exchanging students/employees, guest lecturers, data security etc.
As Head of Department, I must assess whether an export license should be applied for, based on the candidate’s nationality and whether the subject area in which the person is to work is sensitive, and may therefore be problematic in relation to the export control regulations/knowledge transfer.
An export license is mainly applied for when there are candidates who come from the countries: Iran, China, Pakistan and Russia. Applications are made regardless of whether the candidates reside in countries other than their citizenship.
HOW SHOULD WE AT K2 RELATE TO THIS?
- When a position is advertised
I will assess early in the recruitment process whether the position is within a sensitive subject area. When scientific positions are to be advertised, the text of the announcement to this effect must be worded if the subject area requires it:
«UiB is subject to the regulations for export control and the regulations apply when processing applications for the position».
An export license is applied for if I consider that the subject area is sensitive, and the candidate(s) has a nationality which means that it should be applied for. An application for an export license is sent before an offer letter is sent to the candidate.
The HR employee can send out an offer letter when we have received feedback that the candidate is not subject to a license. If necessary, reservations can be included in the offer letter and/or the employment contract pending a response from the Ministry of Foreign Affairs on the application for a license.
- Visiting researchers
I will assess whether the subject area and the candidate’s nationality indicate that we should apply for an export license. Applications are sent well in advance of the planned stay.
HOW TO DO?
When a position is to be advertised, the person wishing to advertise the position must send information to me about the following:
- project description
- description of the work tasks
- equipment/instruments the candidate must use in the work
- what qualifications the person appointed to the position must have in order to carry out the work tasks
- the candidate (competence, background and why the candidate is assessed as the right person)
WHAT HAPPENS THEN?
Processing of the application by the Ministry of Foreign Affairs can take 3-6 months. It is therefore important that the time aspect is carefully assessed before the announcement and that, if necessary, appears from the advertisement text that the appointment of the candidate must take place soon. If so, this will be emphasized when recommending and offering the position.
This is complicated, and the most practical method has not yet been found. A representative from PST will come to our department head meeting in 1-2 weeks so that we can find out more about what an export license means and how we should proceed.
Have a great weekend!
Pål[:]